採用代行の導入の流れ｜問い合わせから運用開始までと、会社側が決めること

採用代行は、問い合わせから運用開始までだいたい2〜4週間です

結論から言うと、問い合わせをしてから募集が動き出すまでは、2週間から4週間が目安です。

流れは5つに分かれます。

1. 問い合わせとヒアリング
2. 提案と見積もり
3. 契約
4. キックオフ（任せる範囲と要件のすり合わせ）
5. 運用開始

このうち時間がかかりやすいのは3番目と4番目です。契約書の確認に社内の決裁が入り、キックオフの日程が現場の都合で後ろに動きます。

逆に言えば、渡す資料と決める項目が手前で分かっていれば、2週間で運用に入れます。

令和8年8月の有効求人倍率は、建設・採掘従事者が5.10倍でした。職業計は1.06倍です。新しく出た求人だけを見る新規求人倍率では、建設・採掘従事者は7.63倍になります。

いずれも常用（パート含む）の実数ベースです（厚生労働省『一般職業紹介状況』令和8年8月分）。

同じ月の建設・採掘従事者は、有効求人115,371件に対して就職件数が1,554件。約1.3%です。職業計は有効求人2,028,673件に対して就職67,232件で、約3.3%になります（同資料より算出）。

仕事を探している人、つまり有効求職者は22,633人でした。求人の数に対して、人の数が足りていません。

公的統計ではこの数字です。ただし現場では「求人票は3年前から出しっぱなしで、問い合わせが1件もない年がある」という話のほうをよく聞きます。

求人を出して待つだけでは埋まりません。採用代行を入れる意味は、待っているあいだに手を打つ人を外から足すところにあります。

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問い合わせの前に、社内で決めておく3つのこと

採用代行の会社に相談するとき、決まっていると初月の動きが変わる項目が3つあります。

採る人の像、出せる条件、面接できる人と枠です。この3つは外に出せません。会社の中にしか答えがないからです。

採る人の像を4つに分けておく

決めるのは4つです。工種が建築か土木か設備か。担当してもらう現場の規模。入社時に要る資格と、入社後に取ればよい資格。受け入れられる年齢の幅です。

建設業の就業者は令和7年で478万人。ピークだった平成9年の685万人から、約3割減りました。年齢で見ると55歳以上が36.6%、29歳以下が11.9%です（国土交通省『参考資料集』（令和8年4月3日））。

「40歳以下で1級の資格を持つ経験者」で探すと、声をかけられる人がほとんど残りません。

資格は2段に分けてください。入社時に要るものと、入社後に会社の費用で取ればよいものです。年齢の上限を5歳広げるだけでも、声をかけられる人の数が変わります。

ここが決まっていないと、求人票の1行目が書けません。

出せる条件を紙に書き出す

次は条件です。給与の下限と上限、日給月給か月給か、資格手当の額、社用車と運転免許の扱い、勤務地が現場ごとに変わること、繁忙期の休みの取り方。

候補者が先に見るのは給与と勤務地です。上限を決めておけば、良い方が来たときにその場で条件を出せます。

条件そのものを見直して採用につなげた会社の例もあります。株式会社長岡塗装店（従業員約30名）は、有給休暇の取得を会社として奨励し、取得率を奨励前と比べて約30%上げました。

1998年から2009年までの11年間のうち、8年間は退職者が0人です。2021年に新卒4名、2022年に新卒2名と中途1名を採用しています（国土交通省・建設業振興基金『中小建設業の多様な人材確保・定着のための柔軟な働き方事例集』）。

採用代行に任せられるのは、条件を伝える部分です。条件そのものは社内で決めます。社外に任せる前に社内で決まっていることが、そのまま結果に出ます。

面接できる人と、面接に使える枠

3つめは面接です。面接をするのは社長か、工務の責任者か。1次と最終を分けるのか。

決めたら、毎週の固定枠を先に押さえてください。「毎週火曜の17時から1時間」のような形です。

在職中の候補者は何社かを同時に受けています。候補日を探すやり取りで1週間が過ぎると、別の会社の選考が先に進みます。

社長が現場に出ていて枠を作れない場合は、1次面接を工務の責任者に任せる形が取れます。社長は最終面接と、内定承諾の最後のひと押しに時間を使ってください。

枠は1週間に1コマでかまいません。面接が入らなかった週は現場に戻れます。空けておくことが決まっているかどうかで、選考の速さが変わります。

要件と最終判断は社内に残ります。残りは外に出せます。この線がはっきりしていれば、キックオフは1回で終わります。

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問い合わせから運用開始までの5つのステップ

問い合わせのメールや電話を入れてから、募集が立ち上がるまでの5段階です。

最初の返信までの速さは会社によって違います。ここが遅い会社は、運用に入ってからも遅くなりがちです。

社内で動くのは、だいたい社長と、総務か工務の担当者1名です。採用の専任がいない会社でも進みます。

ステップ1 問い合わせとヒアリング

1回60分くらいの打ち合わせです。オンラインでも訪問でもできます。

聞かれるのは、採りたい職種と人数、いつまでに欲しいか、いま使っている募集の方法、社内で採用を見ている人は誰か、採用にかけている費用。この5つです。

手ぶらで行っても話は進みます。ただ、次の4つがあると1回で深いところまで入れます。

• 直近1年の応募数と採用数
• 使っている求人媒体と、その費用
• ハローワークに出している求人票の写し
• 付き合いのある人材紹介会社の名前

求人票の写しがあると話が早いです。給与の書き方、休日の書き方、仕事内容の細かさ。この3つを見れば、応募が来ない理由の半分は見当がつきます。

この段階で費用の話が出てくるのは普通です。一方で、ヒアリングもしないうちに見積もりだけ送ってくる会社は、自社に合わせて考えていない可能性があります。

こちらから聞いておきたいのは、建設業の求人を扱った経験です。工種の違い、1級と2級の差、現場ごとに勤務地が変わること。この3つが通じる相手かどうかは、1回話せば分かります。

この打ち合わせは1回で終わらないこともあります。社長と担当者の都合が合わないときは、2回に分けてもらってかまいません。

ステップ2 提案と見積もり

ヒアリングのあと、数日から1週間で提案が出てきます。中身は、任せる仕事の範囲、月額、期間、担当する人の体制です。

ここで決めるのは委託する範囲です。求人票だけを頼む形。スカウトの送信まで入れる形。応募者への返信と面接の日程調整まで入れる形。紹介会社とのやり取りまで入れる形。どこまで任せるかで金額が変わります。

見積もりを見るときに外せないのが、月額以外にかかるお金です。採用代行の月額を払っても、求人媒体の掲載費はなくなりません。人材紹介会社から採ればその手数料も別にかかります。

当社は「月額20万円（税別）〜＋媒体費」で見てもらっています。媒体費は会社が直接媒体に払う形です。

料金の形はサービスによって幅があります。月額固定型は、1か月あたり10万円から70万円程度です。安い枠は作業の一部だけ、高い枠は複数名の担当がつく形になります。

成果報酬型を取るサービスもありますが、建設業では勧めていません。決まらなければ業者の売上にならない契約なので、難しい案件は後回しになりやすいためです。

幅が広いので、金額だけを並べて比べると当てになりません。「この金額で何をやってくれるのか」を業務の単位で書いてもらってください。料金の形ごとの違いは採用代行（RPO）の費用相場ガイドで詳しく扱っています。

ステップ3 契約

採用代行は業務委託契約です。会社の採用の仕事を外の会社に委託する形になります。

ここで知っておきたいのは、採用人数や応募数を書面で約束できないことです。候補者が応募するかどうかは、委託を受けた側が決められません。

書面にできるのは業務の量のほうです。たとえば次のような項目です。

• スカウトの送信通数（月に何通送るか）
• 求人票の作成本数と、書き直しの回数
• 月次レポートの提出日
• 応募者への返信にかける時間（24時間以内など）
• 面接の候補日を出すまでの時間
• 人材紹介会社との打ち合わせの頻度

この数字が入っていれば、動いていない月を後から指摘できます。入っていない契約書は「頑張ります」しか書いていないことになります。

契約期間、自動更新の条項、解約を申し出る期限、秘密保持の範囲も確認してください。期間や解約の予告はサービスによって異なるので、問い合わせのときに具体的な月数を聞くのが確実です。ここを見ていないと、替えたい月に替えられません。

もうひとつ、任せる範囲によっては許可の話が出てきます。候補者を探して紹介するところまで任せるなら、相手は有料職業紹介事業の許可を持っている必要があります。

求人票を書く、応募者に返信する、日程を調整するといった事務は、紹介そのものではありません。線引きと契約書の見方は採用代行は業務委託？違法リスク・許認可・契約書の押さえどころにまとめました。

ステップ4 キックオフ

契約を結んだら顔合わせです。1回90分から2時間かけて、運用の形を決めます。

決めるのは5つです。

1. 連絡の窓口を社内で1人決める（総務や工務の兼任でかまいません）
2. 連絡の手段を1つに決める（チャットかメールか電話か）
3. 毎週の定例の曜日と時間を決める（30分で足ります）
4. 求人票を書き直す（仕事内容、休日、給与の書き方）
5. 面接に使える枠を固定する

窓口を1人決めるのは外せません。社長の携帯にだけ連絡が入る形だと、判断が夜と週末に回ります。社長が出張に出た週は、選考が丸ごと1週間遅れます。

この場に現場の責任者を1人入れてください。社長と総務だけで決めた要件は、現場で「この人では回らない」と言われます。

求人票の書き直しで手が入るのは、仕事内容と休日の書き方です。「施工管理業務」の一行を、担当する現場の種類、工期の長さ、1人で何現場持つかまで書き分けます。

休日も「4週6休」だけだと伝わりません。繁忙期はどうなるのか、土曜はどれくらい出るのかまで書くと、入ってから辞める人が減ります。

渡すのは、現場の写真、工期の組み方が分かる資料、給与の幅と資格手当の一覧です。写真は求人票にそのまま載るので、現場の様子が分かるものを選んでください。

求人媒体を使っている場合は、管理画面を見られるようにしてもらいます。掲載中の原稿と、これまでの応募の履歴がここに入っています。

ステップ5 運用開始

キックオフから1〜2週間で募集が立ち上がります。求人票の書き直し、媒体への掲載、スカウトの送信、紹介会社への要件の伝え直しが同時に動きます。

週の動きはだいたい決まっています。代行側がスカウトを送り、応募に返信し、面接の候補日を出す。会社側は候補日を押さえて面接に出る。週1回30分の打ち合わせで、送った通数、会う予定の人数、止まっている案件の数を確認します。

月の終わりにレポートが出ます。経路ごとの応募数、書類選考を通った数、面接を設定できた数、辞退した人数と理由です。

最初の1か月で出てくるのは、求人票に対する反応と、要件が市場から外れていないかの手応えです。採用が決まるところまではまだ届きません。

社内の決裁に時間がかかる会社は、③で2週間ほど見ておくと余裕があります。急ぎで動かしたい場合は、契約書の案を先に出してもらい、社内の確認を先に進める形が取れることもあります。

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初月・2か月目・3か月目に何が動くか

運用に入ってからの3か月は、期待と実際がずれやすいところです。応募がすぐ来ると思って始めると、2か月目に不安になります。

民間の大手調査では、採用すると決めてから募集を始めるまでに平均22.7日かかっています。「1か月以上」と答えた企業は35.4%です（マイナビ『中途採用状況調査2026年版』（2025年実績））。

原稿を書き、媒体を選び、社内の承認を取る。この3週間分を代行側が引き受けるので、初月のうちに募集が立ち上がります。

初月は手応え、2か月目は組み替え、3か月目に面接がそろいます

初月は求人票の書き直しと、経路の立ち上げに使います。応募が来る月もありますが、来ない月もあります。

同じ調査では、応募から内定の承諾までにかかる日数は、1次面接をWEBで行った場合の全体平均が31.5日、対面では30.2日でした。不動産・建設・設備・住宅関連はWEB面接で36.3日で、業種別ではもっとも長くなっています。

ここから逆算すると、1人目の内定までは約2か月、入社までは約3か月です。初月に採用が決まる前提で予算を組むと、途中で続けるかどうかの話になってしまいます。

初月で応募が来なかったときに見るのは、求人票の書き直し回数とスカウトの送信通数です。この2つが動いていれば、まだ途中です。

2か月目にやるのは求人票の書き直しと、経路の組み替えです。どの媒体から来た人が面接まで進んだのかを見て、反応のない媒体から予算を外します。

書き直すのは給与の見せ方と、仕事内容をどこまで細かく書くかです。給与を「月給25万円〜」で出していたなら、資格手当と残業代を含めた実際の支給額の幅に変えます。

要件そのものを広げる月にもなります。年齢の上限を5歳上げる、2級でも受け入れる、未経験の枠を1つ作る。どれかを動かすと、声をかけられる相手が増えます。

3か月目に面接の数がそろってきます。当社が支援した新潟県の総合建設会社（従業員90名）では、経路を組み替えたあとに応募が1.8倍になり、1名あたりの採用単価が30%下がりました。

逆に3か月たってスカウトの通数も求人票の改訂回数も出てこないなら、動いていません。立て直しの手順は採用代行で失敗する6つのパターンに書きました。

経路は1つに賭けません

建設業の有資格者を確実に採れる主力の手法は人材紹介です。減らす方向で考える話ではありません。上手に使いこなせるかどうかで結果が分かれます。

人材紹介では、常用の就職1件あたりの手数料が平均で約103万円でした。前の年度より10.9%増えています。手数料収入の総額は約9,835億円です（厚生労働省『令和6年度職業紹介事業報告書の集計結果（速報）』）。

これは全業種をならした数字です。弊社が建設業の採用支援で見ている範囲では、施工管理の手数料は年収の45%が主流です。1級の資格を持つ所長クラスや急ぎの募集では、60〜70%まで上がることもあります。

民間の大手調査では、年間の中途採用費用は1社あたり平均609.9万円。うち人材紹介が375.5万円でした（マイナビ『中途採用状況調査2026年版』（2025年実績））。

費目のなかでいちばん大きいのが人材紹介です。紹介会社を切る話をしているのではありません。紹介も含めた全体をまとめて回す話です。

紹介会社の担当者は何十社もの求人を抱えています。優先されるのは、推薦への返信が早くて、落とした理由が返ってくる会社です。この手間を外に出せるのが、採用代行の使いどころのひとつです。

求人媒体、スカウト、人材紹介の3つを同時に回します。どれか1つでは候補者の数がそろいません。

中途が7割。募集は何月から始めてもかまいません

建設業の入職率は10.4%、離職率は8.7%です。産業計は入職率14.7%、離職率13.7%でした（令和7年。厚生労働省『令和7年雇用動向調査結果の概況』）。

入ってくる人も出ていく人も、全産業より少ない業界です。公的統計ではそう出ますが、現場では「入って3か月でいなくなった」という話も聞きます。年間の平均と、入社直後の受け入れは別の問題です。入社初日に誰が現場を案内するか、最初の1か月は誰が週1回話を聞くかを、採用の前に決めておきます。

建設業に入った人の約72%は、前の職場から移ってきた転職入職者です（厚生労働省『建設労働をめぐる情勢について』（令和7年10月15日））。

つまり、新卒の年間日程に合わせる必要はありません。中途の募集は何月に始めてもよく、12月に相談しても1月から動けます。

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問い合わせのときに聞いておきたいこと

最初の打ち合わせで聞いておくと、後で困らない項目が6つあります。メモして持っていってください。

1. 契約期間と、解約を申し出る期限は何か月前か
2. 月次レポートに何が載るか（見本を見せてもらう）
3. 担当者は何人つくか。建設業の担当はいるか
4. 建設業の求人を扱った件数と、採れた職種
5. 媒体費と人材紹介の手数料は月額に含まれるのか、別なのか
6. 人材紹介会社とのやり取りまで入るのか

2番は見本を見るのが早いです。経路ごとの数字が入っていないレポートだと、翌月に何を直すかの相談ができません。

3番で「建設業の経験はありません」と言われた場合は、1次面接までの流れを誰が設計するのかを聞いてください。工種や資格の名前が通じない担当だと、要件の伝え直しが毎回やり直しになります。

5番は請求書の形で聞くのが確実です。月額に媒体費が入っている形だと、どの媒体にいくら使われたのかが見えなくなります。会社が媒体に直接払う形のほうが、使い先が分かります。

6番を入れるかどうかで、社内に残る手間が大きく変わります。紹介会社が3社あれば、推薦のたびに返信と理由づけが発生します。ここを外に出せると、社内に残るのは面接と判断だけになります。

募集に手を打とうとしているのは、自社だけではありません。中小企業の人手不足を聞いた調査では、人手が足りないと答えた企業が全体で60.0%。業種別では建設業の77.4%が最多で、運輸業72.2%、介護・看護業70.5%が続きました。

対策としてもっとも多かったのは「採用活動の強化（非正規含む）」で75.7%でした（人手不足と答えた1,592社の複数回答。全体の回答は2,654社、うち建設業500社。日本商工会議所・東京商工会議所『多様な人材の活躍等に関する調査』2026年9月15日）。

対策を挙げた企業の4社に3社が、募集の強化を選んでいます。同じ地域の同業も、同じ時期に同じ職種を探しているということです。

採用以外の対策でいちばん多いのが省力化の40.2%です。それでも採用の強化の半分強にとどまります。機械や工法で人を減らせる工種は限られるので、採用で埋めるしかない会社が多いということになります。

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よくある質問

頼んでからどれくらいで人が来ますか？

募集が立ち上がるのは契約から2週間ほどです。応募が並び始めるのは1か月目の後半から2か月目です。

前に挙げたマイナビ『中途採用状況調査2026年版』では、1次面接をWEBで行った場合、応募から内定の承諾まで建設を含む区分で36.3日かかっています。1人目の内定が約2か月後、入社が約3か月後という見方をしてください。

社内に人事がいなくても頼めますか？

頼めます。窓口を1人決めてもらえれば進みます。総務や工務との兼任でかまいません。

採用の手法や媒体は移り変わりが速いところです。社内の人だけで追いかけ続けるのは負担が大きくなります。

専任の人事を置くかどうかは、あとから決めてかまいません。まず建設特化の採用代行と組んで、社内から何人出すかを決めるほうが早く動きます。

契約の途中でやめられますか？

契約期間と、解約を申し出る期限によります。この2つはサービスによって異なるので、問い合わせのときに確認してください。

自動更新の条項があるかどうかも一緒に聞いておくと、更新の月に慌てません。

いまの人材紹介会社は切ることになりますか？

切りません。人材紹介は、建設業の有資格者に手が届きやすい主力の手法です。

紹介会社に要件を伝え直し、推薦に早く返事をし、落とした理由を返す。この役を採用代行が引き受けます。紹介会社から見て優先される会社になるので、推薦の数が増えることもあります。

いくらかかりますか？

当社は月額20万円（税別）〜です。これに求人媒体の費用が別でかかります。人材紹介から採った場合の手数料も別です。

料金の形はサービスによって幅があります。金額だけを並べず、その金額で何の業務がどれだけ動くのかを聞いて比べてください。

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まとめ｜渡すものが決まっていれば、運用は2〜4週間で始まります

要点は6つです。

1. 流れは5段階です。問い合わせとヒアリング、提案と見積もり、契約、キックオフ、運用開始。契約から募集の立ち上げまでが2〜4週間の目安です
2. 問い合わせの前に社内で決めるのは3つです。採る人の像、出せる条件、面接できる人と枠。この3つは外に出せません
3. 契約書に書けるのは業務の量です。スカウトの送信通数、求人票の改訂本数、レポートの提出日。採用人数を書面で約束する会社には気をつけてください
4. 契約期間と解約の申し出期限はサービスによって異なります。問い合わせのときに月数を聞いてください
5. 1人目の内定は約2か月後、入社は約3か月後です。初月に出てくるのは応募ではなく、求人票への反応と要件の手応えです
6. 求人媒体、スカウト、人材紹介の3つを同時に回します。紹介会社を切る話ではなく、紹介も含めた全体をまとめて回す話です

建設・採掘従事者の有効求人倍率は5.10倍、職業計は1.06倍。ハローワークの求人が1か月のうちに決まるのは、建設・採掘従事者では100件あたり1件ほどです。

この市場で、求人票を出して待つだけの形は続きません。

採用代行は、採用の仕事をまとめて外に出す選択肢のひとつです。当社では長野県の工務店（従業員15名）が最小構成から始めて、現場1名と事務1名を採用した例もあります。15名の会社でも始められます。

何を渡せばいいのか分からない段階でも、相談から入れます。いまの応募数と採用数が分かる紙を1枚持ってきてもらえれば、そこから任せる範囲を一緒に決められます。